Veel organisaties groeien eerst in producten en pas later in structuur. Daardoor ontstaan onduidelijke verantwoordelijkheden, verschillen tussen kanalen en veel handmatig werk om productdata op orde te houden. Dat vertraagt niet alleen interne processen, maar ook productlanceringen, campagnes en verkoop via verschillende kanalen.
Een PIM-systeem brengt structuur aan in dat proces. Het maakt duidelijk waar productinformatie wordt beheerd, wie verantwoordelijk is voor aanvulling en controle en wanneer een product compleet genoeg is om te publiceren.